Deze toelichting beschrijft de huidige website. De bedrijfsgegevens en bewaartermijn voor inspectiedossiers zijn vastgesteld. De beoordeling en verwijdering van aanvragen zonder opdracht zijn ingericht. De overige bewaartermijnen, back-upprocedure en controle van leveranciersafspraken zijn nog in beoordeling. Deze openstaande punten zijn geen bevestiging dat de beoordeling al is afgerond.
Wie is verantwoordelijk?
CaliPro Inspecties B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website. Ons kantooradres voor bezoek op afspraak is Hoenderkamp 20, Emmen (hoofdingang nummer 20, kantoor in pand 24), KvK 42071943. U bereikt ons via info@caliproinspecties.nl of 06 13821091.
Waarvoor gebruiken we uw gegevens?
We gebruiken uw contactgegevens, bedrijfsgegevens en informatie over de inspectielocatie om uw vraag te beantwoorden, een offerte voor te bereiden en een opdracht uit te voeren. Bij een overeenkomst met u is dit nodig voor de voorbereiding of uitvoering daarvan. Als u namens een bedrijf contact opneemt, gebruiken we uw zakelijke contactgegevens vanuit ons gerechtvaardigd belang om die zakelijke relatie te onderhouden. Voor de financiële administratie verwerken we gegevens op grond van wettelijke verplichtingen. Toegangscontroles en beveiligingsregistraties ondersteunen ons gerechtvaardigd belang om dossiers en de website te beschermen.
Uw aanvraag
Het formulier vraagt om uw naam, bedrijf en e-mailadres. Een telefoonnummer en informatie over uw locatie of installatie kunt u vrijwillig toevoegen. De gegevens worden opgeslagen om uw vraag te kunnen beoordelen en beantwoorden. Deel geen bijzondere persoonsgegevens, wachtwoorden of vertrouwelijke rapporten in het formulier.
Welke gegevens zijn nodig?
Naam, bedrijf en e-mailadres zijn nodig om een online aanvraag te behandelen. Zonder deze gegevens kunt u het formulier niet versturen. U kunt ook rechtstreeks contact opnemen. Voor toegang tot Mijn CaliPro is het e-mailadres nodig dat CaliPro aan uw dossier heeft gekoppeld. We nemen via deze website geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen en gebruiken geen advertentieprofielen.
Cookies en externe diensten
Deze website bevat geen advertentietrackers. De hostingdienst kan noodzakelijke gegevens verwerken voor toegang, beveiliging en het functioneren van de site. Afgeschermd beheer gebruikt de aanmelding van de hostingdienst.
Eenvoudige websitestatistieken
Om te zien welke informatie wordt bekeken, tellen we paginaweergaven per kalenderdag en vaste informatiepagina. Hiervoor plaatsen we geen analyticscookies en gebruiken we geen bezoekersnummer of browseropslag. Daarnaast tellen we per dag en formuliertype hoe vaak een formulier wordt gestart en hoeveel nieuwe aanvragen succesvol worden opgeslagen. We koppelen deze tellingen niet aan individuele bezoekers of aanvragen. De statistiekentabellen bevatten alleen dag, paginanaam of formuliertype/gebeurtenis en aantal; geen IP-adres, zoekparameters, herkomstadres of individueel bezoeklog. Beheer en klantportaal worden niet meegeteld. We respecteren de browsersignalen Do Not Track en Global Privacy Control. Dagtotalen blijven beschikbaar voor vergelijking; de hostingdienst kan daarnaast technische toegangs- en beveiligingsgegevens verwerken zoals hierboven beschreven.
Besloten gebruikstest
Voor de uitgenodigde tester leggen we eenmalig het e-mailadres en tijdstip vast waarop de website met het toegelaten account wordt geopend. Daarmee kan CaliPro bevestigen dat de testtoegang werkt. Deze registratie bevat geen bezochte pagina’s, IP-adres of sessietoken. Na afronding van de gebruikstest beoordelen we de verwijdering van deze bevestiging. De hostingdienst kan daarnaast eigen beveiligingsregistraties bijhouden.
Adres opzoeken
Als u bij de inspectielocatie op ‘Adres opzoeken’ klikt, sturen we alleen de ingevulde postcode en het huisnummer via onze server naar de PDOK Locatieserver. U kiest vervolgens het passende adres. Uw naam, e-mailadres en toelichting worden niet meegestuurd bij het zoeken. Zelf invullen blijft mogelijk.
Automatische aanvraagmails
De website gebruikt Resend voor automatische aanvraagmails. Bij een nieuwe aanvraag ontvangt de aanvrager een ontvangstbevestiging en krijgt CaliPro een melding. Daarvoor worden het e-mailadres en de noodzakelijke berichtinhoud aan de verzenddienst doorgegeven. De vrije toelichting en inspectielocatie worden niet in deze automatische berichten opgenomen. De verzendstatus wordt bewaard voor de opvolging.
Klantportaal
Voor de aanmelding per e-maillink gebruiken we Supabase Auth en Resend. Deze diensten verwerken uw e-mailadres en aanmeldgegevens om de eenmalige link te versturen en uw aanmelding te controleren. Het portaal gebruikt noodzakelijke beveiligde sessiecookies. Alleen aanvragen waarvoor CaliPro uw toegang heeft geactiveerd zijn zichtbaar. Bevoegde beheerders kunnen definitieve PDF-rapporten in de beveiligde bestandsopslag van de website klaarzetten en per aanvraag vrijgeven. Iedere download vereist een aangemelde klant met actuele toegang en een geldige vrijgave. Bij rapporten met een betalingsvoorwaarde controleert de website daarnaast de gekoppelde factuur in Teamleader: alleen een volledig als betaald geregistreerde factuur geeft toegang. Bij een mislukte controle blijft de download geblokkeerd. Een beheerder kan gekoppelde factuurgegevens afzonderlijk vrijgeven aan de vastgelegde ontvanger. Het portaal toont dan het factuurnummer, vastgelegde bedrag en vervaldatum. Bij het opvragen van de betaalstatus leest de website de betreffende factuur uit Teamleader, met controle van uw actuele toegang. Bij een PDF-download haalt de website de vrijgegeven factuur beveiligd uit Teamleader op en controleert opnieuw uw toegang. De factuur-PDF wordt niet blijvend op de website opgeslagen. Na afzonderlijke vrijgave kunt u via een persoonlijke Teamleader InvoiceCloud-link uw factuur bekijken en betalen. Daar zijn ook andere verzonden facturen van dezelfde klant zichtbaar. Teamleader en Mollie verzorgen deze betaalomgeving. De website bewaart de link versleuteld en controleert uw toegang voordat deze wordt geopend. Intrekken in dit portaal maakt een eerder gekopieerde externe link niet ongeldig.
Heeft u al betaald maar kunt u een rapport niet downloaden, of klopt een koppeling volgens u niet? Neem contact op via info@caliproinspecties.nl met uw dossier- of factuurnummer. CaliPro kan de betaalregistratie en vrijgave persoonlijk controleren. Betaal niet opnieuw om een blokkade op te lossen.
Toegang en koppelingen
Aanvragen zijn niet openbaar opvraagbaar. Toegang voor beheerders wordt apart ingericht. Bevoegde beheerders kunnen een aanvraag na controle overzetten naar Teamleader. Via InControl worden documentgegevens voor intern beheer gelezen en aan een aanvraag gekoppeld. Rapporten worden hiermee niet aan klanten vrijgegeven. SnelStart is nog niet aangesloten.
Opslag, leveranciers en beveiliging
De website draait via OpenAI Sites met Cloudflare voor de database en beveiligde bestandsopslag. Mijndomein verzorgt onze algemene mailbox. De hierboven genoemde diensten Resend, Supabase, Teamleader, InControl en Mollie ondersteunen de beschreven functies. We delen per functie de gegevens die daarvoor nodig zijn. Betaalgegevens voert u in de betaalomgeving in; deze website vraagt niet om uw bankwachtwoord of betaalkaartgegevens.
Beheer en klanttoegang worden afzonderlijk gecontroleerd. Rapporten worden niet als openbare download aangeboden. De website controleert bij het opvragen opnieuw de ontvanger en vrijgave. Verbindingen zijn versleuteld en belangrijke beheerhandelingen worden geregistreerd. Een reeds gedownload bestand kan niet op afstand worden ingetrokken.
Verwerking buiten Europa
Een deel van de dienstverlening brengt verwerking buiten de Europese Economische Ruimte met zich mee. Resend vermeldt dat e-mailinhoud en verzendregistraties in de Verenigde Staten worden opgeslagen, ook wanneer een Europese verzendregio wordt gebruikt. Volgens de verwerkersafspraken van Resend zijn daarvoor standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie opgenomen. Meer informatie staat in de privacy-informatie van Resend. Een Europese serverregio betekent niet automatisch dat alle leveranciers en hun ondersteunende diensten uitsluitend binnen Europa verwerken. De verdere leverancierscontrole is nog niet afgerond.
Hoe lang bewaren we gegevens?
Gegevens hoeven niet allemaal even lang bewaard te blijven. Voor de fiscale basisadministratie geldt doorgaans een bewaarplicht van zeven jaar; voor bepaalde gegevens geldt een langere wettelijke termijn. Dit is geen algemene bewaartermijn voor alle aanvragen en rapporten. Inspectierapporten en bijbehorende projectdocumentatie bewaren we volgens ons kwaliteitshandboek minimaal tien jaar. Na die termijn beoordelen we of verdere bewaring nodig is, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting of een lopend geschil. Deze archieftermijn betekent niet dat een rapport tien jaar geldig is of gedurende die hele periode in het klantportaal beschikbaar blijft. Aanvragen die niet tot een opdracht leiden beoordelen we twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact. We verwijderen de persoonsgegevens als er geen gerechtvaardigde reden of wettelijke verplichting meer is om ze te bewaren. Als verdere bewaring nodig is, leggen we de reden en een nieuwe beoordelingsdatum vast. Voor overige portaalgegevens en beveiligingsregistraties moeten de afzonderlijke termijnen en uitvoerbare verwijderprocedure nog worden afgerond.
Balieactie TGH van Triest
Bij de balieactie tellen we per vestigingslink en dag de geladen landingspagina’s en klikken naar de calculator of aanvraag. We slaan hiervoor geen bezoekers-ID, cookies of IP-adressen op in de campagnestatistieken en respecteren Do Not Track en Global Privacy Control. Het betreft tellingen, geen unieke personen of gegarandeerde QR-scans. Bij een aanvraag via deze route bewaren we de bron Beilen of Groningen bij uw aanvraag, ook bij overdracht aan Teamleader, om de herkomst en opvolging te beoordelen. Dit is de herkomst van de link, niet uw locatie. TGH van Triest krijgt hierdoor geen toegang tot uw aanvraag. Voorbereiding en actiecijfers worden apart gehouden. De bron volgt de bewaartermijn van de aanvraag; het dashboard toont de laatste 30 kalenderdagen.
Uw rechten en contact
U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens. Waar de wet dit toestaat kunt u gegevens laten overdragen of bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Waar verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken. Een verwijderverzoek kan niet altijd volledig worden uitgevoerd, bijvoorbeeld als een wettelijke bewaarplicht geldt.
We kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit zorgvuldig te controleren. Stuur niet uit uzelf een kopie van uw identiteitsbewijs. In beginsel krijgt u binnen één maand een reactie; wanneer een wettelijke verlenging nodig is, informeren we u daarover. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor vragen, een verzoek om inzage, correctie of verwijdering kunt u contact opnemen via info@caliproinspecties.nl. Vermeld voldoende informatie om uw aanvraag terug te vinden, zonder onnodige persoonsgegevens mee te sturen.
Laatst bijgewerkt: 29 september 2026.